Μεταφορά δεδομένων από Excel ή άλλο λογισμικό, χωρίς απώλειες

Μεταφορά κρατήσεων, πελατών, προμηθευτών και πακέτων από υπολογιστικά φύλλα ή παλαιό λογισμικό — οργανωμένα, ελεγμένα και χωρίς να χαθεί το ιστορικό του γραφείου.

Με λίγα λόγια: ο μεγαλύτερος φόβος όταν αλλάζετε σύστημα δεν είναι οι ρυθμίσεις αλλά η απώλεια δεδομένων ετών — πελάτες, κρατήσεις, ιστορικό ταξιδιών. Η 4AgencyTravel μεταφέρει τα δεδομένα του γραφείου σας από Excel, Google Sheets ή άλλο ταξιδιωτικό λογισμικό, οργανωμένα και ελεγμένα. Αντιστοιχίζουμε κάθε πεδίο από την πηγή σας στη νέα πλατφόρμα, καθαρίζουμε τις διπλοεγγραφές, διατηρούμε το ιστορικό κρατήσεων και πελατών και ελέγχουμε το αποτέλεσμα πριν βασιστείτε σε αυτό. Αναλαμβάνουμε εμείς τη δουλειά: μας δίνετε τα αρχεία και σας επιστρέφουμε μια καθαρή και πλήρη βάση, έτοιμη για χρήση.

Καταγραφή των υπαρχόντων δεδομένων — τι έχετε, σε ποια μορφή και πόσο καθαρά είναι.
Αντιστοίχιση πεδίο προς πεδίο — κάθε στήλη του Excel καταλήγει στη σωστή θέση της πλατφόρμας.
Μεταφορά πελατών με ιστορικό ταξιδιών και στοιχεία επικοινωνίας.
Μεταφορά κρατήσεων και παραγγελιών — με κατάσταση, ποσά, προμηθευτή και πράκτορα.
Μεταφορά προμηθευτών και πακέτων — τιμές, όροι, επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα.
Καθαρισμός και αφαίρεση διπλοεγγραφών — απομακρύνουμε τις διπλές καταχωρίσεις και τις ασυνέπειες.
Έλεγχος μετά τη μεταφορά — συμφωνούμε τον αριθμό εγγραφών και τα υπόλοιπα με την πηγή.
Σταδιακή μεταφορά — μπορούμε να μεταφέρουμε πρώτα ένα δοκιμαστικό σύνολο και μετά όλα, χωρίς εκπλήξεις.

Γιατί μια κακή μεταφορά κοστίζει ακριβά

Τα δεδομένα ενός ταξιδιωτικού γραφείου δεν είναι απλώς μια λίστα — είναι η σχέση με τον πελάτη: τι έκλεισε, πότε, με ποιον προμηθευτή, ποια προμήθεια απέφερε. Μια βιαστική μεταφορά, με λάθος αντιστοιχισμένα πεδία ή χαμένες εγγραφές, σημαίνει χαμένες προσφορές, πελάτες που δεν αναγνωρίζετε πια και υπόλοιπα που δεν συμφωνούν. Μια σωστή μεταφορά διατηρεί όλο το ιστορικό και το κάνει αξιοποιήσιμο· μια βιαστική καταστρέφει την εμπιστοσύνη σας στο νέο σύστημα από την πρώτη μέρα.

Πώς μεταφέρουμε από Excel και Google Sheets

Τα περισσότερα γραφεία κρατούν τα δεδομένα τους σε υπολογιστικά φύλλα. Τα αναλύουμε: ποιες στήλες έχετε, τι σημαίνει η καθεμία, πού υπάρχουν ασυνέπειες (ημερομηνίες σε διαφορετικές μορφές, διπλοί πελάτες, προμηθευτές γραμμένοι με πολλούς τρόπους). Δημιουργούμε αντιστοίχιση πεδίο προς πεδίο με τη δομή της πλατφόρμας, καθαρίζουμε και τυποποιούμε και στη συνέχεια κάνουμε την εισαγωγή. Εγκρίνετε ένα δείγμα πριν μεταφέρουμε τα πάντα, ώστε να είστε βέβαιοι ότι όλα κατέληξαν εκεί που έπρεπε.

Μεταφορά από άλλο ταξιδιωτικό λογισμικό

Αν έρχεστε από άλλο σύστημα, εξάγουμε τα δεδομένα μέσω των λειτουργιών εξαγωγής του ή, όπου υπάρχει, μέσω του API του. Αντιστοιχίζουμε τις βασικές οντότητες — πελάτες, κρατήσεις, προμηθευτές, πακέτα — στη δομή της 4AgencyTravel. Όπου το παλιό σύστημα περιέχει πληροφορίες που η νέα πλατφόρμα οργανώνει διαφορετικά, αποφασίζουμε μαζί πώς θα διατηρηθούν, ώστε να μη χαθεί κανένα πλαίσιο.

Έλεγχος: τίποτα δεν αφήνεται στην τύχη

Μια μεταφορά δεν τελειώνει με την εισαγωγή. Συμφωνούμε τον αριθμό εγγραφών της πηγής με εκείνον που μεταφέρθηκε, ελέγχουμε υπόλοιπα και σύνολα και δοκιμάζουμε μερικές αντιπροσωπευτικές καρτέλες πελατών και κρατήσεων. Αν κάτι δεν συμφωνεί, βρίσκουμε την αιτία και τη διορθώνουμε πριν από την έναρξη. Μόνο όταν τα δεδομένα είναι καθαρά και πλήρη παραδίδουμε τη βάση, μαζί με μια σύντομη αναφορά για το τι μεταφέρθηκε και τι καθαρίστηκε.

Νομικές αναφορές

ΓΚΠΔ (GDPR) — διαβίβαση και διατήρηση των προσωπικών δεδομένων των πελατών
Βέλτιστες πρακτικές μεταφοράς δεδομένων (αντιστοίχιση, αφαίρεση διπλοεγγραφών, έλεγχος)

Συχνές ερωτήσεις

Θα χάσω το ιστορικό πελατών και κρατήσεων κατά τη μεταφορά;

Όχι, αν η μεταφορά γίνει σωστά. Αντιστοιχίζουμε κάθε πεδίο από την πηγή σας στη νέα πλατφόρμα, διατηρούμε το ιστορικό πελατών και κρατήσεων και ελέγχουμε τον αριθμό εγγραφών πριν από την έναρξη. Εγκρίνετε ένα δείγμα πριν μεταφέρουμε τα πάντα.

Από ποιες πηγές μπορείτε να μεταφέρετε δεδομένα;

Από Excel, Google Sheets και τα περισσότερα ταξιδιωτικά λογισμικά, μέσω εξαγωγής ή API όπου υπάρχει. Μεταφέρουμε πελάτες, κρατήσεις, προμηθευτές και πακέτα.

Τι γίνεται με τα διπλά ή ασυνεπή δεδομένα;

Τα καθαρίζουμε. Εντοπίζουμε διπλούς πελάτες, προμηθευτές γραμμένους με πολλούς τρόπους και ημερομηνίες σε διαφορετικές μορφές, και στη συνέχεια τα τυποποιούμε και αφαιρούμε τις διπλοεγγραφές. Ξεκινάτε με μια βάση πιο καθαρή από τα υπολογιστικά φύλλα από τα οποία προέρχεστε.

Πόσο διαρκεί μια μεταφορά δεδομένων;

Εξαρτάται από τον όγκο και από το πόσο καθαρά είναι τα αρχικά δεδομένα. Μερικές εκατοντάδες πελάτες και κρατήσεις μεταφέρονται σε λίγες ημέρες· μεγάλες ή πολύ ανοργάνωτες βάσεις χρειάζονται περισσότερο χρόνο, κυρίως για τον καθαρισμό. Μπορούμε να μεταφέρουμε πρώτα ένα δοκιμαστικό σύνολο και μετά όλα.

Είναι ασφαλή τα δεδομένα μου κατά τη μεταφορά;

Ναι. Χειριζόμαστε τα δεδομένα σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ: ασφαλής μεταφορά, περιορισμένη πρόσβαση και διαγραφή των ενδιάμεσων αρχείων στο τέλος. Τα δεδομένα των πελατών ανήκουν στο γραφείο σας σε όλη τη διαδικασία.

Σχετικοί πόροι

Εφαρμογή & ενσωμάτωση →Ρυθμίζουμε την πλατφόρμα και θέτουμε την ομάδα σε λειτουργία.Διασυνδέσεις & API →Τιμολόγηση μέσω 4invoices.net και διασυνδέσεις που αξιολογούνται κατόπιν αιτήματος.Συμβουλευτική διαδικασιών →Ψηφιοποιούμε τις ροές του γραφείου παράλληλα με τη μεταφορά των δεδομένων.Ποιο λογισμικό χρησιμοποιούν τα ταξιδιωτικά γραφεία; →Από πού να ξεκινήσετε και ποιο λογισμικό να επιλέξετε όταν αφήνετε το Excel.Βελτιστοποίηση SEO & GEO: το γραφείο σας ορατό στο Google και στις μηχανές τεχνητής νοημοσύνης →

Μεταφέρετε τα δεδομένα του γραφείου σας χωρίς να χάσετε το ιστορικό

Στείλτε μας τα σημερινά σας αρχεία· ετοιμάζουμε σχέδιο μεταφοράς με την αντιστοίχιση των πεδίων πριν μεταφέρουμε οτιδήποτε.

Δείτε τα προγράμματα Μιλήστε με έναν σύμβουλο