Συχνές ερωτήσεις

Δημιουργείτε τον λογαριασμό σας, καταχωρίζετε τους προμηθευτές σας και τα πρώτα πακέτα ή περιηγήσεις και μπορείτε να καταχωρίσετε κρατήσεις την ίδια ημέρα. Δεν χρειάζεται εγκατάσταση ούτε τεχνικές γνώσεις — όλα γίνονται από το panel, μέσα στον browser σας. Για μεγαλύτερο χαρτοφυλάκιο προμηθευτών και τιμών, η πλήρης ρύθμιση διαρκεί λίγες ημέρες.

Κάθε κράτηση είναι ένας φάκελος με τους ταξιδιώτες (τύπος, έγγραφα, τιμή) και τις γραμμές υπηρεσιών — ξενοδοχείο, μεταφορά, δραστηριότητα, ασφάλιση, ξεναγός —, η καθεμία με προμηθευτή, κόστος, τιμή πώλησης και ΦΠΑ. Ο φάκελος περνά από σαφείς καταστάσεις: πρόχειρη, option, επιβεβαιωμένη, μερικώς εξοφλημένη, εξοφλημένη, ολοκληρωμένη ή ακυρωμένη. Κατά την επιβεβαίωση η πλατφόρμα ελέγχει τις διαθέσιμες θέσεις της αναχώρησης και αποτρέπει την υπερκράτηση· κατά την ακύρωση αποδεσμεύει ακριβώς τις θέσεις που είχαν δεσμευτεί.

Ναι. Δημιουργείτε ένα πρότυπο πακέτου με προορισμό, διάρκεια και γραμμές υπηρεσιών — μεταφορά, διαμονή, εκδρομές, ασφάλιση —, η καθεμία με προμηθευτή, κόστος και τιμή. Ξεκινάτε από την προκαθορισμένη προσαύξηση του πακέτου και προσαρμόζετε την τιμή σε κάθε γραμμή. Τα πακέτα αντιγράφονται εύκολα, και για κάθε αναχώρηση ορίζετε ημερομηνία, χωρητικότητα και τιμή ανά άτομο, βλέποντας πόσες θέσεις απομένουν.

Ναι. Δημιουργείτε δρομολόγιο ημέρα προς ημέρα — τίτλος, περιγραφή, διαμονή, γεύματα και σημειώσεις μεταφοράς —, συνδεδεμένο με μια κράτηση ή ένα πακέτο, και μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά των ημερών. Το δρομολόγιο επεξεργάζεται χωριστά από τις γραμμές της κράτησης: αν αλλάξετε μια υπηρεσία στον φάκελο, ενημερώνετε και την αντίστοιχη ημέρα του δρομολογίου.

Σε κάθε κράτηση προσθέτετε vouchers τύπου επιβεβαίωσης, διαμονής, μεταφοράς ή ταξιδιωτικών εγγράφων, το καθένα με δικό του κωδικό. Τα vouchers παραμένουν συνδεδεμένα με τον φάκελο στον οποίο δημιουργήθηκαν, ώστε να βλέπετε πάντα ποια ανήκουν σε κάθε κράτηση.

Σε κάθε γραμμή κράτησης καταχωρίζετε το κόστος του προμηθευτή και την τιμή πώλησης, και το περιθώριο εμφανίζεται στη γραμμή. Η αναφορά περιθωρίων σάς δίνει πωλήσεις, κόστος, περιθώριο και ποσοστό περιθωρίου για την περίοδο που επιλέγετε, ώστε να βλέπετε πού κερδίζετε και πού το περιθώριο είναι πολύ μικρό.

Σε κάθε κράτηση υπολογίζετε την προμήθεια ενός συνεργάτη ή ενός προμηθευτή ως ποσοστό της αξίας πώλησης. Η προμήθεια μπορεί να δεδουλεύεται καθώς εξοφλείται η κράτηση, και τη σημειώνετε ως καταβληθείσα όταν την εξοφλήσετε. Η αναφορά προμηθειών τις ομαδοποιεί ανά τύπο — συνεργάτης ή προμηθευτής — και ανά στάδιο: δεδουλευμένη ή καταβληθείσα.

Ναι. Σε κάθε κράτηση δημιουργείτε πρόγραμμα πληρωμών — μια προκαταβολή ως ποσοστό του συνόλου και έναν αριθμό δόσεων με ημερομηνίες λήξης — και καταχωρίζετε τις πληρωμές που λαμβάνετε με κάρτα, τραπεζική μεταφορά ή μετρητά. Το ανεξόφλητο υπόλοιπο υπολογίζεται στον φάκελο, ώστε να ξέρετε πάντα πόσα οφείλει ακόμη ο πελάτης.

Το τιμολόγιο εκδίδεται από την κράτηση μέσω του 4invoices.net, του προϊόντος τιμολόγησης του οικοσυστήματος 4b2b, και με τον ίδιο τρόπο εκδίδονται τα πιστωτικά. Το 4AgencyTravel δεν στέλνει αιτήματα πληρωμής ή υπενθυμίσεις στους ταξιδιώτες και δεν περιλαμβάνει λογιστική.

Ναι. Οι πελάτες μπορεί να είναι ιδιώτες ή επιχειρήσεις, και κάθε καρτέλα δείχνει τις κρατήσεις και τις προσφορές του συγκεκριμένου πελάτη. Οι υποψήφιοι πελάτες έχουν κατάσταση (νέος, σε επαφή, με προσφορά, κερδισμένος, χαμένος), πηγή, υπεύθυνο και εκτιμώμενη αξία και μετατρέπονται σε πελάτες· μια αποδεκτή προσφορά μετατρέπεται σε κράτηση.

Ξεκινάτε καταχωρίζοντας τους προμηθευτές, τα πακέτα και τους πελάτες με τους οποίους συνεργάζεστε σήμερα. Για μεγαλύτερο χαρτοφυλάκιο, σας βοηθάμε στην αρχική ρύθμιση κατά το onboarding.

Ναι. Τα δεδομένα των ταξιδιωτών φιλοξενούνται με ασφάλεια και είναι προσβάσιμα μόνο μέσω λογαριασμού. Οι ενέργειες στην πλατφόρμα καταγράφονται σε αρχείο ελέγχου, και τα αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων διεκπεραιώνονται σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ.

Η τιμή εξαρτάται από το πρόγραμμα και τον αριθμό χρηστών· δείτε τον πλήρη πίνακα στη σελίδα τιμών. Όλα τα προγράμματα περιλαμβάνουν διαχείριση κρατήσεων, πακέτων και προμηθευτών, το CRM πελατών και τις βασικές αναφορές — χωρίς καμία προμήθεια του 4AgencyTravel επί των πωλήσεών σας.

Ναι. Δημιουργείτε λογαριασμό και δοκιμάζετε την πλατφόρμα χωρίς να καταχωρίσετε κάρτα από την αρχή. Περνάτε σε συνδρομητικό πρόγραμμα μόνο όταν είστε έτοιμοι να λειτουργήσετε το γραφείο σας κανονικά.

Έχετε υποστήριξη μέσω του καναλιού στο panel, στη γλώσσα σας, για τη ρύθμιση και την καθημερινή λειτουργία. Για μεγαλύτερα γραφεία παρέχουμε επίσης στοχευμένη βοήθεια στη ρύθμιση πακέτων, προμηθευτών και της ροής κρατήσεων.

Η μόνη άμεση ενοποίηση είναι η τιμολόγηση: από μια κράτηση εκδίδετε ή ακυρώνετε το τιμολόγιο μέσω του 4invoices.net. Τα υπόλοιπα προϊόντα 4b2b — CRM, λογιστική, ειδοποιήσεις — είναι ξεχωριστές υπηρεσίες που μπορείτε να προσθέσετε αν τις χρειάζεστε, αλλά δεν λαμβάνουν αυτόματα δεδομένα από το 4AgencyTravel.