Cum urmăresc ratele și restanțele clienților într-o agenție de turism?
O vacanță plătită în rate are nevoie de un calendar clar: avans, rate, scadențe și o listă a ceea ce a rămas neîncasat. Dacă ții totul în Excel, restanțele se văd târziu. Mai jos e metoda și ce poți face în program.
Răspuns scurt
- Fixezi un avans și împarți restul în rate egale, fiecare cu scadență.
- Înregistrezi fiecare plată sau restituire când o primești.
- Rata neplătită după scadență devine restanță.
- Raportul de vechime grupează restanțele pe intervale de întârziere.
- Memento-ul îl trimiți tu: programul doar pregătește textul și ține evidența.
Exemplu cu cifre
Exemplu (cifre ilustrative): un circuit costă 2.400 EUR. Avansul este 30%, adică 720 EUR. Restul de 1.680 EUR se împarte în 4 rate de câte 420 EUR.
Pe 20 iunie, rata 1 apare în intervalul 1–30 de zile al raportului de vechime.
Exemplu: plan de plată
| Tip | Sumă (EUR) | Stare la 20 iunie |
|---|---|---|
| Avans (1 mai) | 720 | Plătit |
| Rata 1 (1 iunie) | 420 | Restantă 19 zile |
| Rata 2 (1 iulie) | 420 | În termen |
| Rata 3 (1 august) | 420 | În termen |
| Rata 4 (1 septembrie) | 420 | În termen |
Greșeli frecvente
- Nu fixezi scadențe, deci nu știi când o rată devine restanță.
- Treci plata târziu și soldul afișat e greșit.
- Verifici restanțele o dată pe lună, nu săptămânal.
- Amesteci monedele în același total.
Cum te ajută 4AgencyTravel
- Generezi un avans și 1–24 de rate cu scadențe, direct pe rezervare.
- Înregistrezi manual plăți (numerar, transfer, card — doar ca metodă notată) și restituiri; tipărești o confirmare de plată HTML, care nu ține loc de chitanță fiscală.
- Raportul de restanțe pe vechime (nescadent, 1–30, 31–60, peste 60 de zile) este separat pe monedă.
- Pentru memento, deschizi un e-mail sau WhatsApp cu text precompletat și păstrezi un jurnal; nu se trimite nimic automat.