Πώς διαχειρίζομαι τις κρατήσεις σε ταξιδιωτικό γραφείο;
Η διαχείριση κρατήσεων σημαίνει έλεγχο κάθε αιτήματος, από την πρώτη επαφή μέχρι την αναχώρηση του ταξιδιώτη. Το κλειδί είναι μια σαφής ροή: καταγραφή, διαθεσιμότητα, επιβεβαίωση, πληρωμή και κατάσταση – ορατά σε όλη την ομάδα, ώστε να μη χάνεται καμία κράτηση. Για τα οργανωμένα ταξίδια ισχύουν επιπλέον οι υποχρεώσεις ενημέρωσης της Οδηγίας (ΕΕ) 2015/2302.
Σύντομη απάντηση
- Καταγράφετε κάθε αίτημα με πελάτη, ημερομηνίες και υπηρεσία.
- Ελέγχετε τη διαθεσιμότητα στον προμηθευτή (ξενοδοχείο, μεταφορά, περιήγηση).
- Επιβεβαιώνετε την κράτηση και ενημερώνετε τον πελάτη.
- Παρακολουθείτε την πληρωμή: προκαταβολή, υπόλοιπο και προθεσμία.
- Ενημερώνετε την κατάσταση: σε εξέλιξη, επιβεβαιωμένη, εξοφλημένη, ολοκληρωμένη.
Η ροή μιας κράτησης, βήμα προς βήμα
- Καταγράψτε το αίτημα: πελάτης, προορισμός, ημερομηνίες, αριθμός ατόμων.
- Ελέγξτε διαθεσιμότητα και τιμή στον προμηθευτή.
- Στείλτε την προσφορά και, μετά την αποδοχή, επιβεβαιώστε την κράτηση.
- Καταχωρίστε την προκαταβολή και ορίστε την προθεσμία του υπολοίπου.
- Εκδώστε τα vouchers και τα ταξιδιωτικά έγγραφα πριν από την αναχώρηση.
Πρακτικό παράδειγμα
Παράδειγμα: μια οικογένεια ζητά μία εβδομάδα στη Σαντορίνη για τέσσερα άτομα. Καταγράφετε το αίτημα, ελέγχετε διαθεσιμότητα στο ξενοδοχείο, στέλνετε την προσφορά, εισπράττετε προκαταβολή 30% και ορίζετε το υπόλοιπο δύο εβδομάδες πριν την αναχώρηση. Με σαφή κατάσταση, κάθε συνάδελφος βλέπει αμέσως πού βρίσκεται η κράτηση.
Συνηθισμένα λάθη
- Κρατάτε τις κρατήσεις στο μυαλό σας ή σε χαρτί και ξεχνάτε ένα ανεξόφλητο υπόλοιπο.
- Δεν ενημερώνετε την κατάσταση, οπότε κανείς δεν ξέρει τι έχει επιβεβαιωθεί.
- Επιβεβαιώνετε στον πελάτη χωρίς να ελέγξετε την πραγματική διαθεσιμότητα στον προμηθευτή.
Πώς σας βοηθά το 4AgencyTravel
- Ενιαία λίστα κρατήσεων, με κατάσταση, πληρωμή και προθεσμίες ορατές σε όλους.
- Κάθε κράτηση συνδέεται με πελάτη, προμηθευτή και πακέτο, χωρίς παράλληλα αρχεία.
- Option, επιβεβαίωση και ακύρωση ανά κράτηση, με έλεγχο θέσεων ανά αναχώρηση, ώστε να μην πουλάτε πάνω από τη χωρητικότητα.