Software para agencias de viajes de grupos: salidas, plazas, manifiesto y plan de pagos
Peregrinaciones, viajes de estudios o grupos de empresa comparten el mismo problema: muchas personas, una sola salida y pagos escalonados. Te explicamos cómo se organiza y qué cubre 4AgencyTravel.
Respuesta corta
- Una agencia de grupos necesita cuatro cosas: salidas con fecha y plazas, la lista de pasajeros de cada salida, un calendario de pagos y control de lo que falta por cobrar.
- 4AgencyTravel incluye salidas con plazas disponibles y un manifiesto de pasajeros por salida.
- También genera calendarios de pagos, registra cobros a mano y muestra el saldo pendiente de cada expediente.
- La rooming list no es una función propia: usa el manifiesto (se imprime o exporta a CSV desde el panel) como base y compruébalo con cada hotel.
Qué necesita un grupo y dónde se gestiona
Necesidades de un viaje de grupo y función correspondiente en 4AgencyTravel (verificado 2026-10-20).
| Necesidad | Cómo se resuelve |
|---|---|
| Fecha y plazas del grupo | Salida con fecha y plazas disponibles |
| Quién viaja | Manifiesto de pasajeros de la salida |
| Pagos escalonados | Calendario de pagos del expediente, generable |
| Saber quién debe qué | Saldo por reserva e informe de cobros pendientes por cuotas del calendario de pagos |
| Plazas en hoteles y servicios | Cupos de habitaciones o plazas con proveedores, descontados al confirmar cada reserva |
| Reparto de habitaciones | Sin función propia: se trabaja con el manifiesto |
Cómo se monta un grupo, paso a paso
- Crea la salida con su fecha y el número de plazas.
- Registra el cupo de alojamiento y transporte (habitaciones o plazas) con tus proveedores; se descuenta al confirmar cada reserva.
- Abre un expediente por familia, por viajero o por pagador, según cómo cobres.
- Genera el calendario de pagos de cada expediente con sus fechas.
- Registra cada cobro cuando llegue y revisa el saldo pendiente cada semana.
- Cerca de la fecha, revisa el manifiesto y envía los datos que pida cada hotel.
Ejemplo orientativo
Ejemplo: un viaje de estudios con 40 plazas y pagos en tres plazos. Si te quedan 6 plazas libres, lo ves en la salida (descuentan plazas las reservas en opción o confirmadas). Si dos familias no han pagado el segundo plazo, aparecen en cobros pendientes.
Límites que conviene conocer
- El manifiesto se puede imprimir o exportar a CSV desde la salida en el panel; no hay una rooming list como función propia.
- No hay cobro online con tarjeta: los cobros se registran manualmente.
- No hay conexión con mayoristas, bedbanks ni sistemas de reserva de hoteles.
- El contrato y el formulario de viaje combinado existentes siguen una normativa que no es la española; no los uses tal cual con clientes en España.
Cómo te ayuda 4AgencyTravel
- Plazas disponibles siempre a la vista en cada salida.
- Calendario de pagos por expediente, sin hojas de cálculo paralelas.
- Informe de cobros pendientes para saber a quién reclamar.
- Informe de ocupación por salida y márgenes por reserva. Planes desde 1 €/mes.