Presupuestos para agencias de viajes: crear, enviar, aceptar y convertir en reserva
El presupuesto es el paso entre la consulta y la reserva. Si lo haces bien, ya sabes tu margen antes de que el cliente diga que sí.
Respuesta corta
- Un presupuesto de agencia de viajes lista los servicios del viaje con su coste y su precio de venta, de modo que el margen queda calculado desde el principio.
- El ciclo tiene cuatro pasos: crear, enviar, aceptar o rechazar, y convertir en reserva.
- Un presupuesto aceptado debe pasar a reserva sin volver a teclear los servicios.
- En 4AgencyTravel el presupuesto se marca como enviado, aceptado o rechazado y se convierte en reserva con un paso.
El ciclo del presupuesto paso a paso
- Crear: añade una línea por cada servicio (alojamiento, vuelo, traslado, excursión) con su coste y su venta.
- Enviar: marca el presupuesto como enviado cuando lo entregas al cliente.
- Aceptar o rechazar: registra la respuesta del cliente.
- Convertir en reserva: si lo acepta, el presupuesto pasa a reserva con sus líneas. Para convertirlo debe estar aceptado, tener cliente asignado y al menos una línea; los viajeros se añaden después en la reserva. Si partes de un lead, conviértelo antes en cliente.
Plantilla orientativa de contenido (ejemplo)
Esto es un ejemplo ficticio para ver qué suele incluir un presupuesto. Los importes y condiciones son inventados.
- Datos del cliente y fechas del viaje.
- Servicios incluidos y no incluidos.
- Precio total y forma de pago.
- Vigencia del presupuesto.
- Condiciones de cancelación.
Ejemplo ilustrativo: presupuesto de 4 noches para 2 personas. Cifras inventadas.
| Línea | Coste (ejemplo) | Venta (ejemplo) |
|---|---|---|
| Hotel, 4 noches | 600 € | 720 € |
| Vuelos ida y vuelta | 380 € | 420 € |
| Traslados | 40 € | 60 € |
| Total | 1.020 € | 1.200 € |
Errores comunes en un presupuesto
Si vendes viajes combinados, el IVA se calcula con un régimen especial sobre el margen; míralo en nuestra página sobre el REAV. 4AgencyTravel no incluye un cálculo del REAV validado para España.
- Sin vigencia: el precio de los proveedores cambia y el presupuesto queda en el aire.
- Sin condiciones de cancelación: el cliente da por hecho que puede anular gratis.
- Margen mal calculado: se olvidan costes como traslados o tasas y la venta no cubre el gasto.
- Servicios sin detallar: después cuesta explicar qué estaba incluido.
- Rehacer el presupuesto a mano como reserva: se pierden datos por el camino.
Cómo te ayuda 4AgencyTravel
- Presupuestos con líneas de coste y de venta.
- Estados de enviado, aceptado y rechazado.
- Conversión del presupuesto en reserva sin reescribir los servicios.
- Margen visible por línea y por reserva una vez convertido.
- No define por sí solo el canal de envío: tú decides cómo hacerlo llegar al cliente.