Cómo preparar itinerarios día a día para los clientes de una agencia de viajes
Un buen itinerario es lo que el cliente lee en el aeropuerto. Tiene que ser claro, ordenado y coincidir con lo que realmente has reservado.
Respuesta corta
- Divide el viaje en días y, dentro de cada día, ordena los servicios por hora.
- Para cada servicio indica horario, lugar, proveedor y un contacto al que llamar si algo falla.
- Añade notas prácticas: qué llevar, puntos de encuentro, condiciones de cada servicio.
- Revisa el itinerario contra la reserva antes de enviarlo: cada servicio descrito debe estar contratado.
Estructura de un itinerario por días
Esquema orientativo de lo que suele incluir cada día.
| Elemento | Qué incluir |
|---|---|
| Día | Número, fecha y localidad o título breve del día |
| Servicios | Traslados, alojamiento, visitas, comidas, vuelos |
| Horarios | Hora de salida, de recogida o de entrada a cada servicio |
| Contactos | Proveedor, guía o conductor y un teléfono de emergencia |
| Notas | Punto de encuentro, qué llevar, condiciones y avisos |
Errores comunes
- El itinerario promete algo que no está en la reserva, o al revés.
- Se cambia un día en el documento y no en el expediente, y los dos se desfasan.
- Faltan horarios o puntos de encuentro y el cliente llama a la agencia en pleno viaje.
- Se copia el itinerario de otro cliente y quedan fechas o nombres antiguos.
- Se envían varias versiones y el cliente usa la equivocada.
Un ejemplo de día
Ejemplo: Día 3, martes. 09:00 recogida en el hotel. 10:00 visita guiada con guía local. 13:30 comida incluida. 16:00 tiempo libre. Contacto: guía y teléfono de emergencia de la agencia. Nota: calzado cómodo.
Cómo mantenerlo al día
- Prepara el itinerario cuando el cliente acepta el presupuesto y los servicios principales están reservados.
- Cada vez que cambie un servicio, actualiza el día afectado en el mismo momento.
- Antes de la salida, repasa día por día con la reserva y comprueba horarios y contactos.
- Entrega al cliente una única versión final y retira las anteriores.
Cómo te ayuda 4AgencyTravel
- Los días del itinerario se añaden, se editan y se reordenan.
- Un itinerario puede asociarse a una reserva o a un paquete; no se copia al duplicar el paquete ni se propaga a las reservas.
- El itinerario se consulta y edita en pantalla; no hay un documento de itinerario imprimible.
- No genera itinerarios con IA ni incluye mapas: el contenido de cada día lo escribes tú.
- Si vendes el mismo circuito varias veces, duplicas el paquete como plantilla; el itinerario de cada reserva lo preparas ligado a ella.