Reisebranche • Automatisierung
Buchungen in der Reisebranche automatisieren: was die Software übernimmt und was manuell bleibt
Buchungen in der Reisebranche zu automatisieren heißt nicht, dass die Software alles allein erledigt. Es heißt, dass alles, was von Hand leicht schiefgeht – freie Plätze, Status, Raten, Marge –, vom System berechnet wird, während sich der Mitarbeiter auf den Kunden konzentriert. Hier sehen Sie, was Sie der Software überlassen sollten, was manuell bleibt und wie 4AgencyTravel die Arbeit aufteilt.
Was Sie der Software überlassen (kurze Antwort)
- Die Prüfung freier Plätze bei Option und Bestätigung, damit Sie einen Termin nie überbuchen.
- Die Berechnung von Kosten, Preis, Marge und Saldo bei jedem Vorgang.
- Den Zahlungsplan: Anzahlung und Raten, mit Fälligkeiten nach einer festen Regel.
- Die Entnahme aus Kontingenten der Leistungsträger und die Provisionsberechnung pro Buchung.
Welche Status Sie verfolgen
- Angebot: Entwurf → versendet → angenommen → in Buchung umgewandelt.
- Buchung: Entwurf → Option → bestätigt → teilweise bezahlt → bezahlt → abgeschlossen oder storniert.
- Einheitliche Status zeigen Ihnen schnell, welche Vorgänge kurz vor Abreise noch auf Option stehen oder unbezahlt sind.
Von Hand vs. von der Software berechnet
Buchungsverwaltung
| Tätigkeit | Von Hand | Von der Software berechnet |
|---|---|---|
| Freie Plätze eines Termins | In einer Tabelle gezählt | Bei jeder Option und Bestätigung geprüft |
| Zahlungsplan | Fälligkeiten auf Papier ermittelt | Anzahlung und Raten nach Regel erzeugt |
| Marge pro Vorgang | Erst am Monatsende bekannt | Aus Kosten und Preisen der Positionen aktualisiert |
Häufige Fehler
- Nachrichten an Kunden automatisieren, bevor die Vorgangsdaten stimmen – der Kunde bekommt dann nur schneller falsche Informationen.
- Plätze und Raten in Excel führen und Software nur für die Kommunikation einsetzen.
- Status frei formulieren und den Überblick verlieren, wenn ein Vorgang unbezahlt ist.
So hilft 4AgencyTravel
- Prüft freie Plätze und Kontingente bei Option und Bestätigung und verhindert Überbuchungen.
- Erzeugt den Zahlungsplan und berechnet Marge, Saldo und Provisionen bei jedem Vorgang.
- Die Software versendet keine E-Mails, SMS oder Erinnerungen: Bestätigungen und Nachrichten an den Kunden senden Sie selbst, auf Basis der Vorgangsdaten.