Ce este un allotment la hotel și cum îl gestionez într-o agenție de turism?
Allotment este un termen englezesc folosit curent în turismul românesc pentru un bloc de camere sau locuri pe care un furnizor îl ține la dispoziția agenției. Provocarea nu e conceptul, ci data de release: după ea, camerele nevândute se întorc la hotel.
Răspuns scurt
- Un allotment este un bloc de camere sau locuri ținut de un furnizor pentru agenția ta, la un tarif negociat.
- Blocul e valabil până la data de release; camerele nevândute până atunci se întorc la hotel.
- Gestionezi un allotment urmărind totalul, ce ai consumat și cât mai e până la release.
- În 4AgencyTravel o rezervare confirmată consumă din alocarea aleasă și nu poate depăși blocul.
- Eliberarea camerelor rămâne o decizie manuală, ajutată de o listă pe tabloul de bord.
Ce înseamnă un allotment
Agenția negociază cu hotelul un număr de camere pentru anumite date, la un preț stabilit. Le poți vinde clienților tăi fără să mai ceri disponibilitate de fiecare dată. Contractul fixează și data de release. Termenul exact diferă de la un contract la altul, deci îl citești în contractul tău, nu îl presupui.
Exemplu cu cifre (ilustrativ)
Exemplu: ai un bloc de 10 camere duble pentru o săptămână de iulie, cu release la 15 iunie. Până pe 1 iunie confirmi 6 rezervări. Mai ai 4 camere libere, iar cu două săptămâni înainte de release trebuie să decizi: le vinzi sau le returnezi.
Starea blocului (valori de exemplu)
| Indicator | Valoare |
|---|---|
| Total bloc | 10 camere |
| Consumat | 6 camere |
| Rămas | 4 camere |
| Data de release | 15 iunie |
Ce nu face produsul
- Nu eliberează camerele automat la data de release: o faci tu, manual.
- Nu se sincronizează cu sistemul hotelului sau cu un GDS.
- Nu estimează câte camere vor rămâne nevândute.
Greșeli frecvente
- Treci data de release doar în calendarul personal și o ratezi.
- Vinzi mai multe camere decât are blocul.
- Ții alocările într-un Excel separat de rezervări, cu cifre care nu mai coincid.
Cum te ajută 4AgencyTravel
- Legi alocarea de furnizor și contract: tip (cameră sau loc), total, data de release.
- La confirmare, alegi alocarea din care se consumă rezervarea; programul respinge consumul peste totalul blocului.
- Tabloul de bord listează alocările cu data de release apropiată și nefolosite integral (nu trimite notificări).
- Cu butonul de eliberare reduci blocul la cât ai folosit.