Software de gestión para una agencia de viajes pequeña: qué necesitas y cuánto cuesta
Una agencia minorista con pocas personas necesita orden, no un sistema de distribución. Esta página separa lo imprescindible de lo que solo aparece en las fichas comerciales.
Respuesta corta
- Una agencia pequeña necesita cuatro cosas: reservas con sus viajeros, clientes y presupuestos, proveedores y control de cobros pendientes.
- 4AgencyTravel cubre esas cuatro áreas en la nube, con planes de 1, 5, 10 y 20 € al mes (Start, Plus, Pro y Premium).
- No incluye GDS, conexión con mayoristas, inteligencia artificial ni contabilidad: si tu día a día depende de ellos, necesitas otra herramienta.
- Al comparar, mira el coste total, lo que cuesta implantarlo y los límites de cada plan, no solo el precio de la cuota.
Qué necesita de verdad una agencia pequeña
Con dos o tres personas, el problema rara vez es la falta de funciones. Es que la información está repartida entre correos, Excel y libretas.
Necesidad de una agencia minorista pequeña y función de 4AgencyTravel que la cubre.
| Necesidad | Qué hace 4AgencyTravel |
|---|---|
| Reservas | Expediente con viajeros, líneas de servicio con coste y venta, margen por línea y por reserva, estados opción, confirmada y cancelada. |
| Clientes y presupuestos | Ficha con historial, leads, presupuestos con líneas que se marcan como enviados, aceptados o rechazados y se convierten en reserva. |
| Proveedores | Contratos y cupos de habitaciones o plazas con proveedores; desde la reserva marcas el estado de la solicitud a cada uno (seguimiento manual). |
| Cobros pendientes | Calendario de pagos, registro manual de los cobros de cada cliente, saldo pendiente por reserva y panel «hoy». |
Un día típico (ejemplo)
Ejemplo: una pareja pide un fin de semana en Lisboa. Creas el lead, lo conviertes en cliente, preparas el presupuesto con vuelo y hotel y lo marcas como enviado.
Si lo aceptan, lo conviertes en reserva con sus líneas; los viajeros los añades en la reserva. Anotas el coste con cada proveedor y ves el margen. Generas el calendario de pagos y registras cada cobro cuando entra.
Qué no cubre 4AgencyTravel
- GDS como Sabre o Amadeus: no hay conexión para emitir o consultar disponibilidad.
- Conexiones con mayoristas, bedbanks u OTAs.
- Inteligencia artificial.
- Contabilidad, IVA del régimen especial (REAV), modelo 303 o SII.
- Cobro online con tarjeta: los cobros se registran a mano.
- Aplicación móvil y motor de reservas web para tus clientes.
Qué mirar al comparar
- Coste total: cuota, usuarios adicionales, soporte y cualquier módulo aparte.
- Implantación: quién migra tus datos y cuánto tardas en trabajar con ello. Aquí hay un servicio asistido de migración, no un importador automático de CSV. Al empezar, configura EUR como moneda en los ajustes de la agencia.
- Límites del plan: qué incluye cada uno. Confírmalo por escrito antes de contratar, porque varía entre planes y entre productos.
- Salida: si podrás llevarte tus datos si cambias de herramienta.
Cómo te ayuda 4AgencyTravel
- Un expediente único por viaje, con viajeros, servicios, coste, venta y margen.
- Del lead al presupuesto y de ahí a la reserva, sin duplicar datos.
- Informes de ventas, márgenes, comisiones y cobros pendientes.
- Registro de auditoría de operaciones clave (reservas, cobros, ajustes de la agencia).