Политика приватности

1. Ко је руковалац вашим подацима

Руковалац је Special Software Development SRL, пореска идентификација 39594308, уписан у Трговински регистар под бројем J40/9725/2018, са седиштем на адреси Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Поштанска адреса: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

За свако питање или захтев у вези са личним подацима пишите на [email protected]. Руковалац за сада није именовао лице за заштиту података (DPO); захтеви се обрађују на истој адреси.

2. Које податке обрађујемо

Обрађујемо само податке који су нам потребни за доле наведене сврхе:

• подаци о налогу: име, адреса е-поште, телефон, компанија, адреса, лозинка (чува се искључиво као хеш) и подешавања налога;
• подаци о наплати и плаћању: подаци за фактурисање, историја претплата и плаћања. Податке о картици уносите директно код обрађивача плаћања и ми их не чувамо;
• подаци о коришћењу и технички подаци: IP адреса, врста прегледача и уређаја, посећене странице, датум и време приступа, евиденције аутентификације и безбедности;
• комуникација: поруке послате путем контакт-формулара, ћаскања, тикета за подршку и разговори са виртуелним асистентом;
• маркетиншки подаци: пријава на билтен, подешавања комуникације, извор препоруке (афилијатски програм) и дати пристанци;
• подаци из јавних извора о компанијама и њиховим контакт-особама, који се користе за B2B проспектинг (видети одељак 9).

3. Зашто обрађујемо податке и на ком правном основу

• пружање Услуге, креирање и вођење налога, техничка подршка — извршење уговора (члан 6. став 1. тачка б) ГДПР-а);
• фактурисање, рачуноводство, пореске обавезе и одговори органима — правна обавеза (члан 6. став 1. тачка ц));
• безбедност Услуге, спречавање превара и злоупотреба, евиденције приступа — легитимни интерес (члан 6. став 1. тачка ф));
• билтен, комерцијалне поруке физичким лицима, колачићи и технологије за аналитику и оглашавање — пристанак (члан 6. став 1. тачка а)), који можете да повучете у било ком тренутку;
• комерцијалне поруке компанијама и B2B проспектинг, унапређење производа — легитимни интерес (члан 6. став 1. тачка ф)), уз ваше право на приговор;
• одбрана у правним поступцима — легитимни интерес.

4. Колачићи и сличне технологије

Користимо строго неопходне колачиће (језик, тржиште, сесија, план изабран при наручивању), за које није потребан пристанак. Колачићи за подешавања, аналитику и маркетинг укључују се тек након што дате пристанак у банеру за колачиће. Свој избор можете да измените или повучете у било ком тренутку преко везе „Подешавања колачића“ у подножју странице. Потпуна листа, са називима, сврхом и трајањем, налази се у Политици колачића.

5. Са ким делимо податке (примаоци)

Подацима приступају само запослени којима су потребни и добављачи који их обрађују у наше име на основу уговора (обрађивачи). Категорије добављача:

• хостинг и инфраструктура: Hetzner (Европска унија); мрежа за испоруку садржаја и заштиту: Cloudflare;
• обрада плаћања: Stripe, Netopia;
• трансакциона е-пошта, SMS и обавештења: добављачи услуга е-поште и SMS-а;
• аналитика и оглашавање (само уз ваш пристанак): Google, Meta, OpenAI;
• функције вештачке интелигенције: добављачи модела (на пример Anthropic, OpenAI) — видети одељак 11;
• онлајн састанци у апликацији за заказивање: Daily.co или Jitsi;
• државни органи, када то захтева закон (на пример пореска управа за електронско фактурисање).
• Ажурирану листу добављача и њихову улогу можемо да вам пошаљемо на захтев на [email protected].

6. Преноси ван Европског економског простора

Неки добављачи (на пример Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) могу да обрађују податке ван ЕЕП, посебно у Сједињеним Америчким Државама. Податке преносимо искључиво на основу заштитних мера предвиђених ГДПР-ом: одлуке о адекватности (укључујући оквир ЕУ–САД за приватност података за сертификоване добављаче) или стандардних уговорних клаузула Европске комисије. Копију примењених заштитних мера можете да затражите на [email protected].

7. Колико дуго чувамо податке

Податке чувамо само онолико колико је потребно за сврху због које су прикупљени:

• подаци о налогу: док је налог активан и до 30 дана након брисања или престанка претплате;
• фактуре и рачуноводствена документација: 10 година, у складу са рачуноводственим прописима;
• евиденције приступа и безбедности (укључујући IP адресе): до 90 дана; евиденције аутентификације: до 12 месеци;
• разговори са виртуелним асистентом и ћаскања: до 6 месеци;
• контакт-поруке и тикети за подршку: до 24 месеца након затварања;
• билтен и пристанци: до повлачења пристанка, а доказ о пристанку током рока застарелости;
• подаци за B2B проспектинг: до 12 месеци без одговора, или до вашег приговора;
• шифроване резервне копије се преписују најкасније у року од 12 месеци.

8. Ваша права

На основу ГДПР-а имате право на: приступ подацима; исправку; брисање („право на заборав“); ограничење обраде; преносивост података; приговор на обраду која се заснива на легитимном интересу и на директни маркетинг; повлачење пристанка без утицаја на законитост претходне обраде; као и да не будете подвргнути одлуци која се заснива искључиво на аутоматизованој обради. Захтев пошаљите на [email protected]; одговарамо у року од једног месеца (који се за сложене захтеве може продужити за још највише два месеца, уз обавештење вама). Податке из профила и пристанке можете да уређујете из свог корисничког панела. Можемо да затражимо доказ о идентитету како бисмо заштитили ваше податке.

9. B2B проспектинг и подаци из јавних извора

Да бисмо контактирали компаније које би могле бити заинтересоване за наше услуге, користимо податке из јавних извора о компанијама и њиховим контакт-особама (на пример трговински регистар, пореска управа, јавни именици, онлајн мапе): назив компаније, пореска идентификација, адреса, управници, професионални контакт-подаци. Основ је наш легитимни интерес; проценили смо га писмено (тест уравнотежености) и не контактирамо лица која су уложила приговор.

Ако на овај начин добијете поруку од нас, у првој поруци вам наводимо ко смо, из ког извора смо добили ваше податке и како можете да затражите њихово брисање или да уложите приговор. Приговор можете да уложите у било ком тренутку на [email protected] или преко везе из поруке; вашу адресу уносимо на листу искључења коју поштујемо.

10. Подаци које наши клијенти уносе у апликације

Када користите производ екосистема за сопствено пословање (на пример CRM, HR, фактурисање, заказивање, клинике, ординације), податке лица које унесете у апликацију (ваши купци, запослени, пацијенти, ученици) обрађујете ви као руковалац. Ми поступамо као обрађивач, искључиво по вашим упутствима и на основу уговора о обради података (члан 28. ГДПР-а). Ако сте лице чије је податке унео неки од наших клијената, најпре се обратите том клијенту.

11. Функције вештачке интелигенције

Неке функције (на пример виртуелни асистент, предлози или резимеи) шаљу ваш текст добављачима модела вештачке интелигенције, који податке обрађују само да би нам вратили резултат. Када то уговор или подешавања добављача дозвољавају, не дозвољавамо добављачу да ваш садржај користи за обуку модела, нити доносимо одлуке које имају правно дејство на вас искључиво аутоматизованим средствима. У ове функције не уносите податке који нису потребни, нарочито осетљиве податке.

12. Безбедност података

Примењујемо одговарајуће техничке и организационе мере: шифроване везе (HTTPS), хеширање лозинки, контролу приступа засновану на улогама, евиденције приступа, шифровање осетљивих поља где је релевантно, шифроване резервне копије и раздвајање окружења. Ако дође до повреде личних података која се тиче вас, обавештавамо надзорни орган и, када закон то захтева, вас, у законским роковима.

13. Малолетници

Услуга је намењена лицима са потпуном пословном способношћу и не усмерава се на децу млађу од 16 година. Податке ученика или деце у образовним апликацијама уноси школа или родитељ као руковалац.

14. Измене ове политике

Када се политика битно измени, ажурирамо датум ступања на снагу, а ако измена значајно утиче на вас, обавештавамо вас е-поштом или у Услузи.

15. Контакт и притужбе

За питања или захтеве: [email protected] или поштом на адресу Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Имате право да поднесете притужбу румунском Националном надзорном органу за обраду личних података (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucharest, www.dataprotection.ro, или надзорном органу у држави чланици ЕУ у којој живите.